Hoe maak je hybride zorg tot een succes in je organisatie? Door vanaf het eerste moment direct mensen uit alle lagen van de organisatie te betrekken, vertellen Lisanne Bal en Phine Krom van E25 Zorg&Welzijn. Ze vertellen de do's en don'ts bij de uitrol van ehealth in hun organisatie.
E25 begon ooit als jongerenwerk, maar is inmiddels veel breder actief. Ze bieden preventie en zorg op maat voor zowel jongeren als volwassenen. Denk aan coaching, begeleiding van uitgevallen jongeren, forensische zorg en ggz-behandeling als aanvulling op coaching. Het behandelteam begon zich af te vragen: hoe kan digitale ondersteuning ons helpen? Projectleider ehealth, Lisanne Bal, vertelt erover: “Om coaches en behandelaren extra tools in handen te geven, wordt Minddistrict breed ingezet om cliënten op een andere manier te begeleiden, een stuk psycho-educatie te geven, waardoor ggz-behandeling misschien niet eens meer nodig is."
v.l.n.r. Lisanne Bal, Phine Krom en Marianne Reintjes
De veelzijdigheid van het Minddistrictplatform is interessant voor de organisatie, want onze cliënten hebben diverse hulpvragen en daar sluit het platform perfect op aan, vervolgt Lisanne.
“We hebben dus vanaf het begin ook breed ingezet op het gebruik van het platform, door veel modules toe te voegen aan de catalogus.”
Iedereen meenemen
Die succesvolle brede inzet begint altijd bij de basis, weet Marianne Reintjes, implementatiespecialist bij Minddistrict, uit ervaring. "Een goede uitrol is dé sleutel tot succes," zegt ze. "Het maakt echt het verschil tussen slagen of falen – en alles daartussenin." Wat volgens Marianne absoluut niet mag ontbreken? "Vanaf dag één iedereen uit alle lagen van de organisatie betrekken. Dat is een must."
"Vanaf dag één iedereen uit alle lagen van de organisatie betrekken. Dat is een must."
En met die basis bedoelt ze ook het volledige beslissingsproces van hoe het platform straks ingezet gaat worden. “Als het bestuur besluit om een platform te gebruiken en de gebruikers worden pas betrokken als het systeem er staat, dan slaat het vaak niet aan. Ook is het goed wanneer al die verschillende expertises nadenken over wat de rol van Minddistrict kan zijn van begin tot einde van een cliëntreis. Kortom: goede communicatie over het hoe en waarom van de keuze voor een online platform en iedereen vanaf het begin meenemen in het proces van implementatie.”
Flexibele blauwdruk
Minddistrict heeft een blauwdruk voor implementaties, maar volgens Marianne heeft die een flexibele structuur die je aanpast aan de grootte en beslissingen van de organisatie. “Het is wel belangrijk dat er een houvast is en dat we niet bij elke organisatie opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Verder brengen we organisaties met elkaar in contact, zodat zij van elkaar kunnen leren. Je leert van elkaars successen én valkuilen. Het kan daarbij helpen dat wij inmiddels weten wat wel en wat niet werkt.”
Die flexibele aanpak viel goed in de smaak bij E25, waar een ‘dream team’ van coaches, behandelaren en medewerkers van de centrale ondersteuning werd gevormd. Ook zijn er trainers binnen de organisatie uitgekozen die het belang van Minddistrict bij de rest van de collega’s blijvend onder de aandacht brengen. Deze trainers werden hierin begeleid met het “Train de Trainer” programma van Minddistrict.
Draagvlak vanaf het begin
Vanaf het begin draagvlak creëren is belangrijk volgens Lisanne. Want het integreren van digitale zorg aan je bestaande zorgaanbod is een uitdaging. “Toen we nog zoekende waren, heeft Minddistrict bij bestuur en managers een hele duidelijke, inhoudelijke presentatie gegeven. Over wat hun platform te bieden heeft, hoe je het kunt inzetten, maar ook hoe een uitrol eruit kan zien. We zijn meegenomen door het hele implementatietraject, wel zo prettig.”
Het ‘dream team’ ging daarna meteen aan de slag om de training voor het gebruik van Minddistrict in te richten, met de focus op ‘wat kan het voor jou en je cliënt betekenen’. Het resultaat hiervan was volgens projectleider Phine Krom dat het inplannen van trainingen ging 'als een speer' – en dat gebeurt nog steeds! “En niet alleen bij trainingen zie je dat. Als er bij teamvergaderingen of een intervisie vragen naar boven komen van een cliënt, coach of behandelaar, dan is er altijd wel iemand die opmerkt: ‘Heb je al gekeken of er bij Minddistrict een relevante module is?’, of die al zo’n module kent.”
"We zijn meegenomen door het hele implementatietraject, wel zo prettig.”
Lisanne realiseert zich dat het succes ook te maken heeft met dat de behoefte aan een digitaal platform zowel van de werkvloer als van het management kwam. “Steeds meer gemeenten namen de afgelopen jaren in hun contracten met organisaties zoals de onze op dat zij een innovatieve aanpak verwachten, de inzet van digitale toepassingen zoals ehealth. Tegelijkertijd vroegen behandelaren erom. Zowel top-down als bottom-up was er dus een stimulans om met een ehealth platform te gaan werken voor onze coaches en cliënten. Dan krijg je ook alle vrijheid en ruimte voor een goede implementatie, want iedereen staat erachter.”
Geen verplichting
Lisanne en Phine benadrukken dat coaches en behandelaren niet verplicht zijn om altijd met de modules van Minddistrict te werken. “We kennen organisaties die standaard de wacht- lijst-module inzetten en meteen een account voor een cliënt aanmaken”, weet Bal. “Zelf bekijken we per cliënt of het gebruik van Minddistrict past. Is het nuttig, biedt het voordelen, dan kunnen zij het gebruiken. Maar soms is het gewoon (nog) niet nodig.”
Waar veel organisaties kiezen voor een pilot en een geleidelijke uitrol, is E25 meteen ‘all-in’ gegaan, zegt Phine. “Onze trainers hebben in de hele organisatie nu behandelaren geholpen in het gebruik van Minddistrict. Maar we moeten structureel de vinger aan de pols houden: werken de ingeregelde processen nog zoals het hoort, zitten we nog op de gewenste koers? Onlangs is er een nieuw medewerkersportaal online gegaan, waar Minddistrict onderdeel van wordt - bijvoorbeeld zodat mensen zich voor een training kunnen aanmelden. Zo zullen er ook weer andere zaken veranderen of bijkomen. Uitrol en gebruik is wat dat betreft een levend iets.”
"Wij zijn gewoon mensen die het soms moeilijk kunnen hebben. Dan is het mooi als je weet dat er een tool is die je kent, en kunt inzetten om jezelf te helpen.”
Marianne vindt het belangrijk om de vinger goed aan de pols te houden. “Vaak zie je na een implementatie dat het gebruik een tijd lang stijgt, maar daarna afneemt. Implementatie is dus inderdaad geen statisch iets, je moet ermee bezig blijven, en niet alleen bij mensen die nieuw zijn in de organisatie. Daar zijn trainers of ambassadeurs belangrijk in. Het gebruik moet voortdurend onder de aandacht gebracht worden, gestimuleerd worden, want het kan erg lastig zijn om iets nieuws tot een gewoonte te laten worden.”
Krom denkt dat de grote uitrol echt tot z'n recht kwam bij E25. “Omdat er organisatiebreed aandacht was voor de uitrol en het gebruik van het platform, leefde Minddistrict vanaf het begin in de hele organisatie. Bovendien – ook belangrijk - kunnen al onze medewerkers Minddistrict voor zichzelf gebruiken. Wij zijn gewoon mensen die het soms moeilijk kunnen hebben. Dan is het mooi als je weet dat er een tool is die je kent, en kunt inzetten om jezelf te helpen.”
Meer weten?
Lees hier alles over de implementatie van Minddistrict.
Als je opmerkingen of vragen hebt, of gewoon verder wil praten, dan komen we graag met je in contact!
Ik neem contact op
Dit is een ingekorte versie van het interview dat verscheen in ICT&Health.