Wie können Sie eine hybride Versorgung in Ihrer Einrichtung zum Erfolg führen? Indem Sie Menschen auf allen Ebenen der Organisation von Anfang an einbeziehen, sagen Lisanne Bal und Phine Krom von E25 Pflege und Wohlbefinden. Sie berichten über die Do’s und Don’ts bei der Einführung von E-Health in ihrer Organisation.
E25 begann mit Jugendarbeit, hat sich aber inzwischen erheblich erweitert. Sie bieten nun maßgeschneiderte Präventions- und Pflegedienste für Jugendliche und Erwachsene an, darunter Coaching, Unterstützung für junge Menschen, die die Schule abgebrochen haben, forensische Betreuung und psychologische Behandlung als Ergänzung zum Coaching. Das Behandlungsteam begann sich zu fragen: Wie kann uns digitale Unterstützung helfen? Lisanne Bal, E-Health Projektleiterin, erläutert: „Um Coaches und Therapeuten zusätzliche Hilfsmittel an die Hand zu geben, wird Minddistrict ausgiebig genutzt, um Patienten auf neue Weise anzuleiten, Psychoedukation anzubieten und möglicherweise sogar die Notwendigkeit einer psychiatrischen Behandlung ganz zu vermeiden.”
v.l.n.r. Lisanne Bal, Phine Krom und Marianne Reintjes
Die Vielseitigkeit der Minddistrict-Plattform ist für die Organisation besonders wertvoll, sagt Lisanne Bal, weil ihre Patienten unterschiedliche Bedürfnisse haben, und die Plattform dazu perfekt passt. „Außerdem haben wir die Plattform von Anfang an umfassend genutzt, indem wir viele Module in unseren Katalog aufgenommen haben.”
Alle einbinden
Eine erfolgreiche breite Einführung beginnt immer mit den Grundlagen, sagt Marianne Reintjes, Implementierungsspezialistin bei Minddistrict, und schöpft aus Erfahrung. „Eine gute Implementierung ist der Schlüssel zum Erfolg,” betont sie. „Sie macht wirklich den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg aus – und allem, was dazwischen liegt.” Was ist ihrer Meinung nach absolut notwendig? „Die Einbindung aller Mitarbeitenden auf allen Ebenen der Organisation vom ersten Tag an. Das ist ein Muss.”
„Die Einbindung aller Mitarbeitenden auf allen Ebenen der Organisation vom ersten Tag an. Das ist ein Muss.”
Marianne Reintjes betont, dass dies den gesamten Entscheidungsprozess über die Nutzung der Plattform umfasst. „Wenn die Geschäftsleitung beschließt, eine Plattform zu nutzen, die Nutzenden aber erst einbezogen werden, wenn das System bereits eingerichtet ist, wird es oft nicht angenommen. Es ist auch hilfreich, wenn Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen überlegen, welche Rolle Minddistrict während der gesamten Patientenreise spielen kann. Kurzum: eine klare Kommunikation über das ‘Warum’ und ‘Wie’ der Entscheidung für eine Online-Plattform und die Einbeziehung aller Beteiligten von Anfang an in den Implementierungsprozess.”
Ein flexibles Konzept
Minddistrict bietet ein Implementierungskonzept mit einer flexiblen Struktur, die sich an die Größe und die Entscheidungen der Einrichtung anpasst. „Es ist wichtig, einen Rahmen zu haben, damit wir nicht bei jeder Organisation das Rad neu erfinden müssen,” erläutert Marianne Reintjes. „Wir bringen Einrichtungen auch miteinander in Kontakt, um ihre Erfolge und Fallstricke zu teilen. Voneinander zu lernen ist wertvoll.”
Dieser flexible Ansatz kam bei E25 gut an, und es wurde ein Dreamteam aus Trainern, Therapeuten und zentralen Hilfskräften gebildet. Außerdem wurden innerhalb der Organisation Trainer ernannt, die Minddistrict unter den Mitarbeitenden weiter bekannt machen sollten. Diese Trainer nahmen an Minddistricts ‘Train the Trainer’-Programm teil.
Unterstützung von Anfang an
Es ist entscheidend, von Anfang an die Unterstützung aller Mitarbeitenden der Einrichtung zu gewinnen, sagt Lisanne Bal. Die Integration von E-Health in bestehende Dienste kann eine Herausforderung sein. „Als wir noch in der Recherchephase waren, hat Minddistrict unserem Vorstand und unseren Managern eine klare, umfassende Präsentation gegeben. Sie erklärten, was die Plattform bietet, wie sie genutzt werden kann und wie eine Implementierung aussehen könnte. Sie begleiteten uns durch den gesamten Implementierungsprozess, was sehr beruhigend war.”
Das Dreamteam begann rasch mit der Einrichtung von Schulungen, die sich darauf konzentrierten, „was Minddistrict für Sie und Ihre Patienten bedeuten kann.” Laut Projektleiterin Phine Krom führte dies dazu, dass Schulungen in Windeseile angesetzt wurden – ein Trend, der bis heute anhält. „Und das ist nicht nur auf Schulungen beschränkt. Wenn ein Patient, Coach oder Therapeut bei Teambesprechungen oder Supervisionssitzungen eine Frage stellt, wird sicher jemand fragen: ‘Haben Sie nachgeschaut, ob es ein entsprechendes Modul bei Minddistrict gibt?’ oder sogar eines vorschlagen, welches er bereits kennt.”
„Sie begleiteten uns durch den gesamten Implementierungsprozess, was sehr beruhigend war.”
Lisanne Bal ist sich bewusst, dass der Erfolg auch darauf zurückzuführen ist, dass die Nachfrage nach einer digitalen Plattform sowohl von der Belegschaft als auch von der Geschäftsleitung kam. „In den letzten Jahren haben immer mehr Gemeinden in ihre Verträge mit Organisationen wie der unseren aufgenommen, dass sie einen innovativen Ansatz erwarten, der digitale Tools wie E-Health einschließt. Gleichzeitig fragten auch die Therapeuten danach. Es gab also sowohl von oben als auch von unten einen Anreiz, mit einer E-Health-Plattform zu arbeiten. Das schafft die Freiheit und den Raum für eine erfolgreiche Implementierung, weil alle an Bord sind.”
Nicht verpflichtend
Lisanne Bal und Phine Krom betonen, dass Trainer und Therapeuten nicht verpflichtet sind, in jedem Fall die Minddistrict-Module zu nutzen. „Einige Einrichtungen richten automatisch ein Konto ein und verwenden standardmäßig das Wartelistenmodul,” erklärt Lisanne Bal. „Wir ziehen es vor, für jeden Patienten zu prüfen, ob Minddistrict für ihn geeignet ist. Wenn es nützlich und vorteilhaft ist, können sie es nutzen. Aber manchmal wird es einfach (noch) nicht gebraucht.”
Während viele Organisationen mit einem Pilotprogramm beginnen, hat E25 sich gleich voll engagiert, sagt Phine Krom. „Unsere Trainer haben Therapeuten in der ganzen Organisation geholfen, Minddistrict zu nutzen. Aber wir müssen regelmäßig überprüfen: Funktionieren unsere Prozesse noch wie vorgesehen? Bleiben wir auf Kurs? Kürzlich wurde ein neues Mitarbeiterportal in Betrieb genommen, in das Minddistrict integriert ist und in dem sich die Mitarbeiter beispielsweise für Schulungen anmelden können. Es wird immer wieder Aktualisierungen und Änderungen geben. Rollout und Nutzung sind dynamische Prozesse.”
„Wir sind auch nur Menschen, die sich manchmal abmühen. Es ist beruhigend zu wissen, dass es ein Tool gibt, mit dem man vertraut ist und das man zur Selbsthilfe nutzen kann.”
Marianne Reintjes betont, wie wichtig ein kontinuierliches Engagement ist: „Nach der Implementierung steigt die Nutzung oft zunächst an, kann aber später zurückgehen. Die Implementierung ist nicht statisch; man muss dranbleiben – nicht nur bei neuen Mitarbeitenden, sondern bei allen. Trainer und Botschafter spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, die Nutzung im Auge zu behalten und die Annahme zu fördern. Es kostet Mühe, etwas Neues zur Gewohnheit werden zu lassen.”
Phine Krom glaubt, dass der breite Rollout für E25 sehr effektiv war. „Da die Implementierung und Nutzung der Plattform unternehmensweit erfolgte, war Minddistrict von Anfang an integriert. Außerdem – und das ist wichtig – können unsere Mitarbeitenden Minddistrict auch für sich selbst nutzen. Wir sind auch nur Menschen, die sich manchmal abmühen. Es ist beruhigend zu wissen, dass es ein Tool gibt, mit dem man vertraut ist und das man zur Selbsthilfe nutzen kann.”
Möchten Sie mehr über unsere Implementierungsmethode erfahren?
Lesen Sie mehr über darüber, wie Minddistrict Ihnen bei der Implementierung von E-Health in Ihrer Einrichtung helfen kann.
Wenn Sie Anregungen und Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an!
Dies ist eine gekürzte Fassung des Interviews, das in ICT&Health Magazine erschienen ist.